Претензионный порядок при исполнении контракта

При исполнении Контрактов, между сторонами нередко возникают разногласия, урегулирование которых возможно в претензионном (досудебном) порядке. Так как претензионный порядок урегулирования спора в первую очередь направлен на мирное разрешение конфликтных ситуаций, а сама претензия в дальнейшем будет служить доказательством соблюдения досудебного порядка, следует соблюдать выработанные деловой и судебной практиками рекомендации при её составлении, которые будут рассмотрены в данном информационном блоке.
Прежде всего, важно знать в каких случаях возникает необходимость в претензионном порядке урегулирования споров. Претензия составляется в следующих случаях:

  1. При допущении нарушений, связанных со сроками, объемами, ассортиментом поставок (работ, услуг);
  2. При низком качестве выполняемых работ (предоставляемых услуг, поставляемых товаров);
  3. При наличии указаний проверяющих (контролирующих) органов на неисполнение части контракта, вынесении предупреждений, назначении штрафов, и т.д.;
  4. Иных нарушений договорных условий.

Содержание претензии

Содержание претензии должно основываться на фактических, подтвержденных надлежащим образом обстоятельствах. Все доводы претензионного письма должны быть обоснованы и изложены недвусмысленно. Определенной типовой формы по составлению претензии не существует, в каждой ситуации содержание будет напрямую зависеть от обстоятельств, которые послужили причиной к составлению претензионного письма, однако можно выделить основные составляющие любой претензии, к ним относятся:

  1. Детальное описание сути и причин требований заказчика со ссылками на соответствующие условия Контракта и нормативные акты;
  2. Максимальный срок устранения недостатков (ответа на претензию) с указанием права стороны обратится в суд в случае нарушения этих сроков (обычно на ответ дается от 7 до 30 дней);
  3. При необходимости — расчет пени либо указание суммы штрафа с обоснованным полным расчетом;
  4. Иные сведения, которые будут способствовать скорейшему понуждению контрагента к выполнению взятых им обязательств;
  5. Реквизиты заявителя и контрагента;
  6. Перечень документов, приложенных для подтверждения правомерности требований.

Документ датируется и подписывается уполномоченным лицом. К нему прикладываются копии либо выписки из документов (реже — оригиналы), надлежащим образом оформленный фото материал, накладные, бухгалтерские документы, и прочее. Копию контракта прикреплять не требуется, так как она уже есть у другой стороны.
Претензия может быть направлена любым способом, предусмотренным Контрактом, а если такой способ не указан, то рекомендуется вручать претензию уполномоченному представителю под роспись (обычно роспись (отметка) о получении ставится на описи переданных стороне документов), либо направлять её по адресу, указанному в Контракте, или по юридическому адресу письмом с описью вложения (форма 107). Допускается предусматривать Контрактом возможность направления претензий по электронной почте, в таком случае важно сохранить письмо и не удалять его, желательно сделать скриншот по факту отправки письма в момент его успешной пересылки.
Сроки подачи и рассмотрения претензии, ответа на претензию, дата или срок устранения нарушений могут быть урегулированы законом либо установлены Контрактом. Важно обращать внимание на то, в календарных или в рабочих днях исчисляются претензионные, и связанные с ними сроки.
Если рассматриваемые сроки императивно урегулированы законом (например, в транспортных уставах), то стороны не вправе их изменить своим соглашением. В ином случае стороны вправе согласовать любые сроки в пределах сроков исковой давности, и которые на их взгляд окажутся достаточным и разумным для исполнения.
Успех любой претензии зависит от того, насколько убедительно, структурировано, логически правильно и обоснованно она написана, ведь конечная цель такого письма – добиться от противоположной стороны выполнения своих обязательств, а также скорейшего устранения допущенных недостатков и возмещения причиненного ущерба.

В том случае, если Вы являетесь той стороной¸ которая получила претензию

Важно знать и придерживаться следующих правил:

  1. Внимательно прочитать претензию.
  2. -на данном этапе необходимо оценить, имеет ли отправитель претензии правомочия на ее составление и направление. Так, нередки ситуации, когда претензия направляется получателем услуг, минуя Заказчика, что зачастую противоречит условиям Контракта;
    -обратить внимание на то, кем подписана претензия (часто претензионные письма подписываются сотрудниками, не имеющими на это полномочий);
    -обратить внимание на то, соблюден ли порядок подписания и заверения претензионного письма (наличие подписи уполномоченного лица, печати, наличие даты и пр.).

  3. Проанализировать каждый приведенный в претензии довод, понять, обоснованы ли доводы претензии.
    Необоснованность доводов может быть обусловлена:
  4. -отсутствием самих фактов, на которые ссылается сторона, направившая претензию;
    -отсутствием подтверждений фактов, на которые ссылается сторона, направившая претензию (нет подтверждающих актов, бухгалтерских документов, фотографий, и т.д.);
    -отсутствием указаний на нарушение условий заключенного между сторонами Контракта, с указанием пунктов и положений, которые по мнению стороны нарушены.

  5. Привести контрдоводы, которые будут прямо или косвенно опровергать доводы претензии, при этом контрдоводы должны быть «сильнее», обоснованнее доводов, приведенных в претензии. Контрдоводы необходимо подтвердить фактически (документы, фотографии, копии журналов и пр.). Чем больше приведено контрдоводов, тем сильнее Ваша позиция;
  6. При направлении ответа на претензию необходимо соблюдать сроки, в которые нужно дать ответ (сроки указаны в Контракте или установлены законом). Рекомендуется отвечать на претензии ближе к окончанию установленного срока ответа. Ответ на претензию должен быть направлен по почте, на адрес указанный в Контракте, возможно передать ответ нарочно под роспись, допускается (в крайнем случае) отправить ответ по электронной почте.
 

Комментариев нет
  • Оставьте первый комментарий - автор старался

Добавить комментарий

Подписаться