Сопровождение госконтрактов

Иногда победа на электронных торгах сродни поражению: вы увлеклись процессом торгов, и в азарте выиграли «не свой» лот.
К чему это может привести отсутствие сопровождения госконтрактов?

  • Потеря финансов
  • расторжение контракта
  • попадание в РНП
  • испорченная репутация

Как не допустить плачевных последствий и осуществлять грамотное сопровождение госконтрактов — об этом читайте ниже

1. Cтарт проекта при сопровождении госконтрактов
Ваши действия:

1. Сравнить присланный на подпись госконтракт с проектом контракта. При выявлении разночтений подписать протокол согласования разногласий с Клиентом.

Итак, открываем в «ворде» функцию «сравнить документы». Что нужно сравнивать в контрактах:

  • список документации
  • объем и перечень выполненных работ
  • сроки оказания услуг (выполнения работ, поставки товаров)
  • сроки и периоды оплаты
  • штрафные санкция (как рассчитывается и в каких случаях налагается)
  • и особое внимание на цену контракта

2. Подготовка к выходу на объект и предварительные работы
Что нужно делать?

2.1. Изучить все разрешительные документы для выхода на объект.
При необходимости требуйте у заказчика встречные документы:
Например, если вам понадобятся при выполнении работ планы зданий-сооружений. Запросите документы заранее, чтобы приступить к работам вовремя, не дожидаясь недостающих документов.
Нюанс: поскольку документацию предоставляет заказчик, чаще всего она не указана в контракте. Предупреждайте заказчика заблаговременно!

2.2. Документы и пропуски для ваших сотрудников.
Помимо пропусков это могут санитарные книжки, патенты, допуски для определенных работ, приказы о назначении.

  • Уточните у заказчика, что конкретно необходимо, можно ли документы подать списком и предоставить их копии, должны ли быть документы всегда при себе.

2.3.Журналы и планы работ. Что нужно уточнить?

  • Нужно ли их предоставлять. Если нужно, необходимо оформить официальный запрос на документацию.
  • Кто хранит журналы? Если договоренности нет, хранит журналы тот, кто их ведет.

3. При формировании списка документов для выхода на объект и начала работ сделайте акцент на следующие разделы:

  • техническое задание
  • раздел «Исполнитель обязан»
  • раздел «прочие условия»

4. Обязательно контролируйте наличие всех документов у заказчика и на объекте в требуемые сроки. Проконтролировать можно одним из способов.

  • удаленно — с помощью подтверждающих документов: скриншоты, фото, бумаги, подтверждающие отправку документов по почте
  • выезжая на объект (обязательно возьмите с собой списки документов)

5. Принимайте объект до начала работ: воочию убедитесь, что все, именно так, как прописана в контракте, и смета соответствует объему работ.

6. В контракте обратите внимание на обязанности заказчика до начала выполнения работ и проконтролируйте их выполнение.

7. Вы можете приостановить работы по результатам обследования объекта с Клиентом, если это угрожает срывом работ или нарушением контракта.

8. Согласуйте количество ограждений, подсобных помещений и подключений с их распорядителями.

2. Выполнение работы и юридическое сопровождение госконтрактов

1. Отслеживайте выполнение плана-графика, учитывая этапность. От следования плану-графику зависит, будут ли штрафы на каждом из этапов.

2. Тоже самое касается ППР и скрытых работ: контроль и еще раз контроль.

3. При наличии скрытых работ, необходимо в соответствии с условиями Контракта, вызвать комиссию и осуществить приемку скрытых работ.
При производстве скрытых работ обязательно сделайте фото с датой и временем, как доказательство проведения работ. Даже если подобный фотоотчет не предусмотрен в контракте.

4. Обходные листы ежедневно подписываются Заказчиком. Этот вопрос также требует контроля.

5. На все претензии Заказчика отвечать обязательно, причем отвечать письменно. Отвечать на претензии и запросы — целое искусство. Опытные юристы владеют этим искусством виртуозно, сообразно целям и задачам клиента.
При наличии запросов и претензий от госзаказчика, необходимо оперативно согласовывать с Клиентом письменный ответ, в зависимости от выбранной тактики поведения и целей Клиента.

6. В свою очередь пишите заказчику письма, разъяснения,запросы. Необходимо запросить все документы, которые тот должен предоставить по контракту.

7. Контролировать ведение всех необходимых журналов и правильность их ведения. При необходимости запрашивать фото страниц журналов.

8. То же самое касается спецодежды сотрудников.

9. При необходимости лично участвуйте в комиссионных осмотрах госзаказчика, занимая при этом активную позицию: давайте пояснения, ведите видеосъемку, задавайте вопросы. Если нужно, предоставляйте документы.
Важно: Вы имеете право не подписывать документы или оставлять свою резолюцию «Не согласен». Если есть необходимость, требуйте проведение независимой экспертизы.

10. Если в ходе осмотра объекта заказчик выявил реальные недостатки — срочно устраняйте!

11.  Если недостатки мнимые — предоставляйте заказчику все собранные доказательства качества работ (фото, документы, подписи) . Таким образом. вы создаете мощную правовую позицию.

3. Прием и порядок оплаты работ

1. В оговоренные Контрактом сроки обязательно уведомить Заказчика о дате окончания работ или этапа работ строго в соответствии с условиями контракта.

  • Оригиналы документов отправляются нарочно или Почтой России с отметкой о получении Заказчиком.
  • Письма и документы отправленные по E-mail нужно сохранять (желательно делать скриншоты отправленного письма).

2. Фиксируйте передачу Заказчику всех закрывающих документов и документов на оплату.

3. Контролируйте сроки подписания закрывающих документов. И если сроки нарушаются, общайтесь с заказчиком.
Важно: Все принятия и непринятия закрывающих актов -только в письменной форме! Устное «принято» в суде не докажешь.

4. В случае отказа в приемке работ — продумайте рычаги воздействия на госзаказчика (исправление недостатков, претензионная работа и так далее).
Отказ в приеме работ оформляется в письменном виде и должен быть мотивированным, При Отказе учитывается соблюдение сроков принятия актов Заказчиком, предусмотренных Контрактом.

5. В случае приемки работ отслеживать сроки оплаты. Желательно напомнить об оплате заранее.

Как видим, юридическое сопровождение госконтрактов — дело хлопотное, требующее опыта, знаний, времени, сноровки.
Мы имеем большой опыт участия в торгах и реализации контракта выполняем сопровождение государственных контрактов под ключ. Обращайтесь!

Комментариев нет

Обсуждения закрыты для данной страницы

Подписаться